効率的な会議を工夫するポイント

定例会議を事前に計画し、会議不要条件を策定する
定例会議は規則的に実施するため、期間の単位でサイクルを計画する。
会議内容を踏まえ、開催しない条件、ルールの見える化をし展開する。

会議内容、参加者の絞り
会議の内容を考案し、複数参加者を招集する必要性を考える。
2人のみで解決できることは座席での対面会話を基本とする。
会議時間を短縮する。実際かかる時間長のみ予測し予約する。

資料の事前準備、確認
目的、目標、アジェンダーを見える化し、事前に展開する。
参加者は、展開された内容を目を通し、持参する補足資料を含み、意見、答えを用意する。

プロジェクターを活用する。
なるべくプリントアウト時間、資料配布時間を節約するよう、プロジェクターでの進行を薦める。

議事録は会議実施しながら作成する。
書記は会議実施同時に画面に映しながら議事を記録する、出来ない場合は会議収束時に復唱する。

議事録の合意にツールを活用する。
言った言わないを防ぐため、内容を回覧するケースが多いが、Outlookの投票機能など、意見収集ツールを活用し回覧する。
※回覧事務が省ける、不回答が防げる、同意証跡が取れるなど。

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